081519129807 info@publicspeaking.id

Persiapan Seminar

Apa yang dibutuhkan dalam sebuah persiapan seminar?

Untuk menentukan sebuah kesuksesan suatu seminar ini bisa dinilai dari berbagai faktor terutama persiapan seminar yang tepat. Karena ukuran kesuksesan seminar ini bisa menjadi relatif pada masing-masing bagian yang ada pada seminar. Panitia seminar bisa merasakan seminar ini berjalan dengan lancar dan sukses dengan melihat pengelolaan seminar yang diadakannya tidak mengalami masalah pada hari pelaksanaannya.

Persiapan mengadakan seminar

Seperti koordinasi panitia seminar dan pembicara seminar dengan baik, ketepatan waktu mulai dan berakhirnya seminar. Bisa juga dengan menangani peserta yang dari berbagai latar belakang yang berbeda. Apalagi sebelum mengadakan seminar ini banyak hal yang tantangan dan hambatan yang harus dihadapi oleh para panitia. Belum lagi harus berurusan terkait penawaran persiapan proposal seminar kepada pihak sponsor.

Apa tolak ukur persiapan seminar berjalan dengan baik? Bagi para pembicara seminar, peserta seminar tentu nilai sebuah kesuksesan sebuah seminar itu memiliki pandangan yang berbeda. Bisa jadi menurut peserta, seminar yang sukses ini adalah seminar yang memberikan fasilitas yang banyak seperti makanan, tempat duduk yang nyaman, modul materi yang lengkap dan segala pertanyaan dari peserta bisa terjawab dengan memuaskan.

Untuk pembicara seminar pun ukuran kesuksesan suatu seminar ini bisa dilihat dari seberapa banyak peserta seminar memerhatikan materi yang dibawakannya. Bisa juga dengan segala dukungan audio visual yang harus memadai pada saat menyampaikan materi yang telah disiapkan panitia seminar. Jadi, apabila sebuah seminar ini bisa dikatakan berjalan dengan sukses, setiap pihak dan bagian yang ada pada saat seminar juga harus merasakan yang sama. Bukan hanya bergantung pada satu bagian atau satu pihak saja.

Persiapan Seminar

Dalam sebuah seminar, sudah pasti ada peserta, pembicara, dan juga panitia. Namun, dalam seminar-seminar khusus atau spesial biasanya juga ada hal-hal khusus yang tidak biasanya ada pada saat seminar.

1. Goodie Bag

Goodie bag ini merupakan sebuah tas yang bisa memiliki bahan dari kain atau kertas yang akan diberikan pada peserta dan mungkin juga untuk para pembicara. Isi di dalam goodie bag ini juga bisa bermacam- macam, bisa berupa notes (buku catatan) atau makanan yang telah dibungkus. Biasanya juga goodie bag ini memiliki nama dari penyelenggara seminar atau lokasi tempat seminar dilaksanakan sehingga yang diberikan goodie bag ini bisa mengetahui dalam acara apa goodie bag ini diberikan

2. Souvenir

Untuk seminar yang memiliki peserta khusus, pihak penyelenggara tidak akan segan-segan untuk memberikan souvenir. Souvenir di dalam seminar ini bisa berupa kalender maupun notes dan alat tulis lainnya. Ini juga merupakan salah satu bentuk promosi yang dilakukan oleh pihak penyelenggara seminar. Notes atau buku catatan yang diberikan pada saat awal seminar ini juga bisa membantu peserta untuk mencatat poin-poin penting yang dibawakan oleh pembicara seminar.

3. Konsumsi

Tidak semua penyelenggara seminar menyediakan konsumsi makan besar karena biasanya waktu seminar berlangsung tidak terlalu lama. Mungkin sekitar satu atau dua jam. Meskipun begitu, peserta seminar biasanya mendapatkan minuman. Untuk konsumsi makanan besar ini biasanya diberikan pada seminar yang waktu penyelenggaraannya bisa seharian. Dari pagi, sampai waktunya makan siang. Sementara waktu seminar yang diadakan menuju atau setelah makan siang memberikan makanan berupa camilan kue dan makanan kecil lainnya.

Hal yang tak kalah pentingnya adalah mengenali karakteristik peserta seminar. Persiapan seminar-nya mungkin lebih pada persiapan mental….hehehe. Karena belum tentu semua peserta akan memberikan perhatian penuh saat seminar berlangsung.

Berikut tipe-tipe peserta yang biasanya ada waktu penyelenggaraan seminar.

A. Tipe Pemerhati Yang Baik

Peserta seperti ini merupakan peserta yang fokus pada materi yang akan disampaikan oleh pembicara. Tipe peserta ini biasanya juga tidak akan banyak bicara pada peserta lainnya. Apalagi kalau topik pembahasa dalam seminar ini benar-benar yang sangat diinginkannya.

B. Tipe Cari Perhatian

Peserta yang suka mencari perhatian ini biasanya akan melakukan suatu hal bersama teman-teman peserta yang dikenalnya. Seperti menertawakan suatu hal yang menurut mereka lucu, padahal dalam materi yang dibawakan pembicara seminar tidak ada yang perlu ditertawakan. Dalam sesi tanya jawab pun, peserta tipe ini biasanya juga akan ikut berpartisipasi, namun pertanyaan yang diberikannya ini tidak berbobot atau di luar konteks materi yang dibawakan. Apabila pembicara seminar menemukan karakter peserta seperti ini pada saat membawakan materi sebaiknya bersikap sabar untuk menghadapinya.

C. Tipe Yang Sibuk Sendiri

Peserta tipe ini sudah bersedia hadir dalam suatu seminar. Namun, di dalam ruangan seminar, peserta ini tidak mendengarkan dan memerhatikan materi yang dibawakan oleh pembicara seminar. Peserta seperti ini memiliki kegiatannya sendiri di dalam. Seperti berkomunikasi lewat telepon. Dan, hal terparah yang bisa dilakukan tipe peserta seperti ini adalah membuat gaduh ruang seminar. Sehingga seminar yang berlangsung menjadi tidak kondusif karena sikapnya.

D. Tipe Yang Tidak Betah Ikut Seminar

Tipe ini adalah tipe terunik yang ada pada saat seminar. Karena pada saat seminar baru akan dibuka dan dimulai peserta ini bisa menanyakan teman peserta lainnya kapan waktu seminar ini akan berakhir. Dan yang dilakukan sambil menunggu waktu berakhir bukannya memerhatikan materi yang diberikan pembicara seminar.

Peserta seperti ini bisa mencari cara apapun untuk melarikan diri dari seminar. Hal ini bisa dilakukan dengan izin ke toilet dalam waktu yang lama. Ataupun alasan lainnya yang bisa membuatnya keluar dari ruang seminar. Karena sebenarnya peserta ini tidak menginginkan untuk hadir dalam seminar ini. Peserta ini hanya terpaksa harus mengikuti seminar ini dengan alasan tertentu.

Bonus! Apakah Anda seorang Pembicara yang sedang mempersiapkan sebuah seminar?

Untuk menjadi pembicara seminar favorit peserta, pembicara perlu memberikan suatu inovasi. Pembicara ini diundang berdasarkan pengalaman atau pengetahuannya dalam suatu bidang. Walaupun topik pembahasan yang akan dibawakan pembicara seminar ini sudah ditentukan para penyelenggara seminar, pembicara bisa mengklasifikasikan tipe-tipe peserta yang akan dihadapi oleh pembicara.

Berikut beberapa tips yang dapat Anda lakukan:

1.Backup file presentasi Anda dalam bentuk email maupun USB cadangan

2.Pastikan Anda telah cek slide presentasi berjalan dengan baik dan kalau sempat cek sound terlebih dahulu

3.Jaga suasana seminar dengan intonasi yang baik. Apabila Anda tidak mahir memainkan teknik ini maka suasana mudah menjadi bosan. Kalau Anda merasa ingin mempersipakan diri lebih baik lagi, silahkan klik link jadwal training kami

4.Jaga jatah waktu agar tidak molor dan tidak terlalu cepat selesai.

5.Persiapan seminar tidak hanya seputar teknis namun bagaimana persiapan mental dan jaga pikiran Anda tetap positif.

Karena sudah ahli di dalam suatu bidang, biasanya yang mengundang pembicara seminar ini juga berasal dari berbagai profesi. Sebelum menyetujui untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, pembicara seminar bisa membawakan materi dengan cara yang berbeda dan tidak biasa namun tetap disesuaikan dengan karakteristik pesertanya.

Walaupun mungkin, pembicara seminar mengetahui pesertanya adalah orang yang serius dan fokus, pembicara bisa membuat presentasi yang berbeda dikhususkan untuk peserta yang berbeda tanpa menghilangkan poin-poin utama yang ingin disampaikan.

Beberapa profesi tertentu, seperti mahasiswa masih suka mendengarkan guyonan yang mungkin dikeluarkan oleh dosennya. Dengan menggunakan konsep yang sama, pembicara seminar bisa menyajikan presentasi yang menarik dengan memasukkan beberapa isu pada saat ini yang mungkin jadi perhatian pesertanya.

Hal ini memang akan membuat waktu khusus untuk menyiapkannya. Namun, sebuah presentasi yang baik juga akan menghasilkan output yang baik apabila persiapannya matang. Jadi, pembicara seminar tidak perlu ragu untuk membuat presentasi yang menarik untuk disajikan pada peserta seminar.

Semoga artikel persiapan seminar ini bermanfaat yah! Salam sukses untuk seminar Anda!